SECȚIUNEA 1. ORGANIZATORUL CONCURSULUI

1.1 Organizatorul Concursului “Games of Science” (denumit în continuare „Concursul”) este Asociația Sci Public Forum, cu sediul în București, str. Radu Popescu nr. 17, bl. 24A, sc. A, et. 10, ap 39, sector 1, înscrisă în Registrul Special al persoanelor juridice fără scop patrimonial aflat la grefa Judecătoriei Sector 1 București, Partea A, Secțiunea I sub nr. 117/31.10.2023 în temeiul încheierii Judecătoriei Sector 1 București din data de 02.10.2023 pronunțată în dosar nr. 31419/299/2023, având codul de identificare fiscală nr. 49174239, reprezentată de dna. Alexandra Țigănaș – Președinte (denumită în continuare „Organizatorul”) 

SECȚIUNEA 2. REGULAMENTUL CONCURSULUI

2.1 Concursul se va desfășura conform prevederilor prezentului Regulament Oficial, pe care participanții la acest Concurs au obligația să îl respecte întru totul (denumit în continuare „Regulamentul’).

2.2 (1) Regulamentul este făcut public, fiind disponibil în mod gratuit, oricărei persoane interesate, într-una dintre următoarele modalități:

• pe website-ul www.gamesofscience.ro
• printr-o solicitare scrisă, trimisă în atenția Organizatorului pe e-mail la adresa carmen.nicolae@gamesofscience.ro sau sunând la numărul de telefon +40 737 929 349, în intervalul 10:00-19:00, de luni până vineri.

(2) Potrivit deciziei Organizatorului, Concursul poate fi mediatizat în scopul informării publicului, inclusiv prin intermediul unor materiale publicitare și/sau cu rol informativ.

2.3 Organizatorul își rezervă dreptul de a modifica și/sau completa Regulamentul, precum și dreptul de a suspenda și/sau înceta/întrerupe/prelungi durata Concursului, oricând pe parcursul desfășurării acestuia, prin întocmirea unor acte adiționale la Regulament, urmând ca astfel de modificări să între în vigoare după informarea publicului asupra modificărilor intervenite, cu cel puțin 24 de ore înainte ca acestea   să   devină   aplicabile.   Orice   act   adițional va fi publicat și pe website-ul www.gamesofscience.ro, în secțiunea dedicată Concursului.

SECȚIUNEA 3. LOCUL DE DESFĂȘURARE ȘI PERIOADA CONCURSULUI

3.1. Concursul este organizat și se desfășoară pe teritoriul României, în perioada 01.01.2026 – 30.06.2026, denumită în continuare „Perioada Concursului”, exclusiv cu utilizarea limbii române, conform următorului calendar:

1. 01.01.2026 – cel mai târziu cu 7 zile anterior începerii fiecărei etape locale/online: perioada de înscriere la Concurs a persoanelor interesate. În mod excepțional, Organizatorul poate decide prelungirea acestei perioade cu privire la una sau mai multe etape ale Concursului, prin actualizarea prezentului Regulament. Înscrierea la Concurs se va face online prin intermediul website-ului www.gamesofscience.ro prin completarea unui chestionar scris;
2. cel mai târziu cu 3 zile anterior începerii fiecărei etape locale/online:  confirmarea acceptării Participanților la Concurs ca urmare a verificării informațiilor furnizare la înscriere și a susținerii unui interviu telefonic;

iii. 19.02.2026 – 20.02.2026: etapa locală Iași, desfășurată la sediul Universității Alexandru Ioan Cuza;

iv. 23.02.2026 – 24.02.2026: etapa locală Suceava, desfășurată la sediul Universității Ștefan cel Mare;

v. 26.02.2026 – 27.02.2026: etapa locală Brașov, desfășurată la sediul Universității Transilvania;

vi. 05.03.2026 – 06.03.2026: etapa locală Timișoara, desfășurată la sediul Universității de Vest;

vii. 19.03.2026 – 20.03.2026: etapa locală Constanța, desfășurată la sediul Universității Ovidius;

viii. 26.03.2026 – 27.03.2026: etapa locală Cluj-Napoca, desfășurată la sediul Universității Babeș-Bolyai; 

ix. 02.04.2026 – 03.04.2026: etapa locală București, desfășurată la sediul Universității din București;

x. 04.04.2026 – 05.04.2026: etapa Online Open, desfășurată prin intermediul platformei Zoom;

xi. Lunile mai – iunie 2026: etapa finală națională desfășurată la București.

3.2. Fiecare dintre etapele locale/online vor consta în cate 2 secțiuni:

– secțiunea I – în prima zi a fiecărei etape locale/online, se va organiza un training de comunicare publică în domeniul științei, cu durata de 8 ore, obligatoriu pentru toți Participanții la etapa respectivă;

– secțiunea II – în a doua zi a fiecărei etape locale/online, se va organiza etapa locală a Concursului, pe parcursul a 2-4 ore, în funcție de numărul de participanți.

3.3. Etapa finală națională a Concursului se constituie dintr-un training de comunicare publică în domeniul științei, pe durata a 8 ore, la care vor participa finaliștii celor opt etape locale/sesiuni de calificare, și care este obligatoriu pentru cei care vor participa la Concursul final, și Concursul final, care va avea loc a doua zi și va dura 2-4 ore.

3.4. La secțiunile de training vor avea acces și vor participa toți Participanții la etapa respectivă, trainerii și ceilalți reprezentanți ai Organizatorului (voluntari, observatori), dar nu și membrii juriului.

3.5. Secțiunile de concurs propriu-zis au caracter public, la acestea având acces, pe lângă Participanți, reprezentanții Organizatorului, membrii juriului, și orice persoană interesată. Organizatorul își rezervă dreptul de a înregistra audio/video secțiunea de concurs și de a o transmite/retransmite online sau pe orice alte canale media.

3.6. O etapă locală/online se va organiza doar dacă vor exista minim 8 Participanți înscriși și acceptați în respectiva etapă. În cazul neîntrunirii acestui număr minim, Participanții înscriși și acceptați la respectiva etapă vor fi informați în prealabil și invitați să participe la etapa Online Open.

3.7. Concursul se desfășoară în conformitate cu prevederile prezentului Regulament. Prin înscrierea și participarea la Concurs, Participanții sunt de acord să respecte și să se conformeze tuturor prevederilor, termenilor și condițiilor prezentului Regulament.

SECȚIUNEA 4. DREPTUL DE PARTICIPARE

4.1 Concursul este adresat tuturor persoanelor fizice, cetățeni români sau străini, rezidenți sau cu domiciliul sau reședința, chiar și temporară, în România, având capacitate de exercițiu deplină, cu vârsta recomandată între 20 și 35 de ani și care îndeplinesc următoarele condiții în mod cumulativ:

1. la data înscrierii în Concurs, sunt studenți, masteranzi, doctoranzi, participanți într-o formă de educație post-doctorat, activează ca cercetători sau au studii universitare absolvite și desfășoară activități de cercetare științifică fundamentală sau aplicativă în urma cărora au obținut rezultate dovedite;
2. propun o temă de cercetare în domeniul științific în care studiază/activează, pe care doresc să o expună public;

iii. au capacitatea de a susține un discurs public;

1. acceptă termenii și condițiile prezentului Regulament Oficial,

(denumite în continuare individual „Participant“ și colectiv „Participanți”).

4.2 Participarea la Concurs presupune cunoașterea și acceptarea integrală, expresă și neechivocă de către Participanți a prevederilor prezentului Regulament Oficial.

4.3 Nu au dreptul de a participa la acest Concurs următoarele categorii de persoane:

(i) persoanele juridice, asociațiile familiale, angajații/colaboratorii Organizatorului;

(ii) persoane fizice implicate în realizarea activităților legate de organizarea și desfășurarea Concursului;

(iii) rudele în linie directă și/sau colaterală (până la gradul al II-lea inclusiv) ale persoanelor indicate la punctele (i) și (ii), soții/soțiile și afinii acestora;

(iv) persoane care au participat la etapele naționale ale Concursului organizat în anii precedenți;

(v) persoane care au participat la trei ediții anterioare ale Concursului local Games of Science.

4.4 Organizatorul își rezervă dreptul de a lua toate măsurile pentru a preveni înscrierea frauduloasă în Concurs, de a solicita documente doveditoare cu privire la îndeplinirea condițiilor de acceptare, precum și de a elimina din Concurs orice persoana care nu îndeplinește condițiile de a participa la Concurs.

SECȚIUNEA  5. MECANISMUL CONCURSULUI

Pentru ca un Participant sa poată participa la prezentul Concurs, trebuie să respecte următorul mecanism:

5.1. Înscrierea în Concurs

Pentru înscrierea în Concurs, persoanele interesate care îndeplinesc condițiile prevăzute în Secțiunea 4, vor completa un chestionar pe website-ului www.gamesofscience.ro în intervalul de timp definit în Secțiunea 3.

O persoana nu se poate înscrie la mai mult de o etapa locală/online decât dacă anterior își va retrage înscrierea de la etapa la care s-a înscris inițial. În cazul în care, în ciuda acestei mențiuni, un Participant sau mai mulți Participanți se înscriu în Concurs de mai multe ori, la etape diferite, va fi luată în considerare ca fiind valabilă doar prima înscriere, ordinea înscrierilor fiind cronologică, în raport de ora recepției în baza de date a Organizatorului a înscrierilor de la Participanți și nu neapărat în funcție de momentul trimiterii înscrierii de către un Participant, restul înscrierilor efectuate fiind în mod automat descalificate.

Înscrierea se va face după cum urmează:

• Participantul va trebui sa completeze în mod corect și complet formularul de înregistrare în Concurs, cu datele personale solicitate (nume, prenume, data nașterii, număr de telefon, adresa de e-mail, localitatea în care studiază, nivelul de studii, instituția la care studiază/cercetează, domeniul de studiu/cercetare, tema de cercetare pe care dorește să o prezinte, descrierea in maxim 1.000 de caractere a subiectului temei de cercetare, etapa la care dorește să se înscrie), completarea acestor date fiind obligatorie pentru înscrierea valabilă în Concurs.
• Participantul trebuie să confirme că a citit, a înțeles și este de acord cu Regulamentul Oficial al Concursului și că a citit și a înțeles Informarea privind prelucrarea datelor cu caracter personal, că este de acord să fie contactat pentru participarea în Concurs și că înțelege că nu vor fi decontate de către Organizator cheltuieli necesare participării la Concurs sau acordarea de premii, altele decât cele cele indicate în prezentul Regulament.
• Înscrierea este valabilă doar dacă completarea și transmiterea formularului de înscriere se fac exclusiv în perioada dedicată înscrierii la Concurs și numai dacă Participantul a primit mesajul de răspuns de la adresa de e-mail inscrieri@gamesofscience.ro, care confirmă primirea formularului de înscriere. 

Necompletarea oricăruia dintre câmpurile obligatorii sau completarea lor cu informații/date inexistente sau incorecte/incomplete poate duce la imposibilitatea de înscriere și participare la Concurs, precum și la invalidarea participării și neacordarea premiului câștigat.

De asemenea, înainte de a putea trimite formularul și de a se putea înscrie în Concurs, Participanților li se solicită să citească Regulamentul Concursului, alături de Informarea privind prelucrarea datelor cu caracter personal, inclusă în Regulament ca Anexa 1 și să confirme acceptarea și luarea la cunoștință a acestora prin bifarea căsuței corespunzătoare, numai după citirea documentului, conform celor de mai sus.

După înregistrarea în Concurs prin intermediul site-ului Concursului, Participantul va primi în scurt timp un mesaj de confirmare a înscrierii.

Nu vor fi luate în considerare înregistrările prin intermediul Site-ului Concursului, în secțiunea Concursului, transmise în următoarele condiții:

– înscrierile făcute după încheierea perioadei Concursului, astfel cum a fost definită la Secțiunea 4;

– înscrierile ce nu conțin toate informațiile obligatorii;

– dacă Participanții indică în formularul disponibil pe Site-ul Concursului numere de telefon nevalabile, nealocate, care nu pot fi identificate.

Dacă o persoană nu dorește să se înscrie în Concurs prin utilizarea site-ului, poate solicita Organizatorului pe e-mail un formular de înscriere, pe care îl va completa și îl va transmite tot prin intermediul e-mail-ului, la adresa inscrieri@gamesofscience.ro.

Organizatorul își rezervă dreptul de a verifica validitatea numărului de telefon folosit pentru înscrierea în Concurs, precum și realitatea și autenticitatea informațiilor furnizate în formularul de înscriere în Concurs.

După expirarea datei limită de primire a înscrierilor, Organizatorul nu mai este responsabil cu privire la trimiterea/primirea mesajelor prin intermediul site-ului Concursului și nici de a răspunde la eventuale înscrieri tardive.

5.2 Acceptarea în Concurs

Organizatorul va accepta în fiecare etapă locală sau în etapa Online Open un număr de maxim 50 de persoane, pe principiul primul înscris, primul acceptat, dacă se confirmă că persoanele respective îndeplinesc toate condițiile de înscriere care vor fi arătate în continuare.

Ulterior înscrierii la Concurs, Organizatorul va contacta telefonic persoanele înscrise în ordinea înscrierii acestora, pentru stabilirea și derularea unui interviu.

Dacă Organizatorul nu reușește de două ori consecutiv contactarea telefonică a persoanelor înscrise și/sau dacă nu se reușește stabilirea/derularea unui interviu cu respectarea art. 3.1. pct. ii din pricina indisponibilității persoanelor înscrise, acestea nu vor fi acceptate în Concurs.

Dacă în urma derulării interviului, Organizatorul constată că persoana înscrisă nu întrunește și/sau dovedește neîndeplinirea tuturor condițiilor de participare indicate în secțiunea 4 ori că a furnizat informații eronate în cuprinsul formularului de înscriere în Concurs, va adopta decizia de nu accepta respectiva persoană în Concurs și o va comunica acesteia.

De asemenea, Organizatorul va informa corespunzător și persoanele înscrise, dar care nu pot fi acceptate din pricina depășirii numărului de maxim 50 de persoane pentru o etapă, cu oferirea posibilității de a se înscrie la o altă etapă, dacă mai este posibil. 

5.3. Participarea la o etapă locală și/sau a etapei Online Open

Participanții acceptați vor fi contactați de Organizator cu cel târziu 3 zile anterior desfășurării fiecărei etape locale/online în vederea confirmării participării. Dacă Participantul nu răspunde și/sau nu confirmă participarea, locul său va fi atribuit unei alte persoane.

Participarea la o etapă locală presupune participarea integrală la ambele secțiuni ale respectivei etape, respectiv training de comunicare publică și concurs propriu-zis. Un participant care nu participă, total sau parțial, la etapa de training comunicare publică nu va putea participa la concurs.

La prezentarea la etapa locală și/sau etapa Online Open, fiecare Participant se va identifica prin prezentarea unui act de identitate valabil, va lua la cunoștință prevederile Regulamentului și va confirma prin semnătură aceasta.

Secțiunea de training de comunicare publică va consta în prezentări, noțiuni teoretice și exerciții aplicative.

Secțiunea de concurs va consta în prezentarea publică a temei de cercetare aleasă de fiecare Participant și comunicată prin înscrierea în Concurs, într-o manieră liber aleasă de Participant și care să conducă la o cât mai mare captare a atenției și interesului juriului, pe parcursul a câtorva runde eliminatorii derulate contra-cronometru.

Concursul va conține un număr de 3 runde a câte 15”, 60” și 120” sau a câte 4 runde de 15”, 30”, 60” și 120”, în funcție de numărul de Participanți. Fiecare rundă va consta în confruntarea a 2 sau 3 Participanți, în care fiecare va ține un discurs pe tema aleasă și dintre care juriul îl va vota pe doar unul dintre Participanți spre a se califica în runda următoare. În situația în care numărul participanților nu permite confruntarea echitabilă a câte 2 sau 3 Participanți, anumiți participanți deciși prin tragere la sorți vor fi calificați automat în etapa următoare. În penultima rundă (semifinala), se vor confrunta 4 participanți, doi câte doi. Cei 2 votați în primele 2 confruntări se vor califica în ultima rundă (finala) și vor ocupa primele 2 locuri din clasament. În ultima rundă (finala), cei 2 participanți se vor confrunta pentru ocuparea locurilor 1 și 2 din clasament. Modul de participare (confruntare în echipe de 2 sau 3 sau calificare automată în etapa următoare), precum și ordinea de concurs va fi decisă prin tragere la sorți, prin utilizarea unui pachet de cărți de joc.

Secțiunea de concurs va avea caracter public și va fi jurizată de un juriu format dintr-un număr impar de membri și format din cercetători, reprezentanți ai universităților gazdă, reprezentanți ai Organizatorului și a sponsorilor Concursului, alumni ai Concursului. În cazuri excepționale în care numărul de membri ai juriului este par, va cântări cel mai greu votul celui mai tânăr membru al juriului. Juriul își exprimă votul electronic și anonim.

În urma fiecărei etape locale/online, Participanții care se vor califica în runda finală vor fi calificați automat la etapa națională, conform secțiuniii 5.4. 

5.4. Participarea la etapa națională a Concursului a Participanților

La etapa națională a Concursului vor participa cei 2 Participanți clasați pe primele 2 locuri la fiecare dintre etapele locale și la etapa Online Open.

În cazul în care unul sau ambii Participanți nu vor putea participa la etapa națională, Organizatorul îi va invita să participe în locul acestora pe semifinaliștii respectivei etape.  

În cazul în care niciunul dintre semifinaliștii dintr-o etapă locală nu pot înlocui finalistul absent, Organizatorii își rezervă dreptul de a invita pe unul dintre semifinaliștii sau câștigătoriii premiilor speciale de la toate edițiile de calificare din anul respectiv.

Regulile de desfășurare a Concursului și de jurizare indicate la punctul 5.3. se vor aplica întocmai și la etapa națională.

5.5  Descalificarea Participanților

Participanții pot fi descalificați din etapele locale/naționale ale Concursului în următoarele situații:

1. folosirea unui limbaj și/sau comportament inadecvat ori care să fie deranjant în raport cu ceilalți Participanți, membrii juriului sau audiența prezentă;
2. folosirea unui discurs prin care discriminează o anumită parte a comunității științifice sau care sa aibă conotații politice poate duce la descalificarea Participantului;

Încălcarea acestei reguli atrage descalificarea Participantului.

SECȚIUNEA 6. PREMIILE CONCURSULUI

6.1 Câștigătorul etapei naționale a Concursului va primi drept premiu participarea la un curs/cursuri de comunicarea științei, la alegerea câștigătorului, într-un oraș european, în perioada iulie 2026 – iunie 2027, cu suportarea cheltuielilor de participare (i.e. transport, cazare, taxa participare) de către Organizator, în limita a 2000 de euro. În cazul în care, din motive justificate, Câștigătorul nu poate accesa acest premiu, la solicitarea expresă a acestuia transmisă Organizatorului până cel mai târziu în data de 01.07.2026, Organizatorul îi va putea acorda premiul sub forma decontării unor cheltuieli de studiu și/sau cercetare efectuate în perioada iulie 2026 – iunie 2027, în valoare maximă de 2000 de euro. Decontarea cheltuielilor de studiu și cercetare se va putea face numai ca urmare a prezentării de către Câștigător a unor documente justificative a efectuării, în perioada iulie 2026 – iunie 2027, a unor astfel de cheltuieli. 

6.2. Toți Participanții care vor parcurge etapele locale/online și etapa finală vor primi certificări de participare la Concurs.

6.3. Lista de premii poate fi suplimentată de Organizator.

6.4. Câștigătorul trebuie să prezinte Organizatorului o carte de identitate/pașaport valabil și un cont bancar, în vederea întocmirii tuturor demersurilor necesare acordării premiului. În funcție de cerințele speciale ale organizatorului cursului de comunicare a științei oferit ca premiu, Organizatorul își rezervă dreptul de a solicita, iar Câștigătorului îi revine obligația de a furniza orice alte date și/sau documente necesare accesării premiului. Refuzul furnizării acestor date/informații echivalează cu refuzul primirii premiului acordat.

6.5. Participanților la Concurs nu le sunt impuse niciun fel de cheltuieli directe sau indirecte suplimentare, cu excepția cheltuielilor normale de desfășurare a Concursului. Mai precis, Participanții își vor acoperi singuri costurile de transport și/sau de cazare necesare pentru a asigura participarea la etapele locale și/sau etapa finală a Concursului.

SECȚIUNEA 7. DESEMNAREA CÂȘTIGĂTORILOR

7.1 Desemnarea Participanților care vor câștiga fiecare rundă de concurs și se vor califica în următoarea etapă se va face exclusiv prin jurizare, fiecare vot fiind exprimat electronic și fiecare membru al juriului fiind liber să mențină confidențial modul în care a votat. Fiecare membru al juriului îl va vota pe cel de la care ar vrea sa afle mai multă informație în runda următoare.

7.2 Desemnarea finaliștilor și, implicit, a câștigătorului etapelor locale/online/națională se va anunța la finalul rundelor de concurs, fără nicio altă consultare și se vor publica pe canalele proprii de comunicare ale Organizatorului.

7.3 În cazul în care premiile acordate în cadrul Concursului nu ajung în posesia Participanților declarați câștigători din cauza unor probleme de ordin tehnic (de ex. comunicarea unei adrese de email greșite sau lipsa de la adresa de livrare indicată, etc), premiile rămân în proprietatea Organizatorului.

SECȚIUNEA 8. LIMITAREA RĂSPUNDERII

8.1 Organizatorul este îndreptățit să ia toate măsurile necesare în caz de tentativă de fraudă a sistemului, abuz sau orice alte tentative care ar putea afecta imaginea acestui Concurs, precum și a Organizatorului. Orice încercare de fraudare se soldează cu eliminarea Participantului în cauză din Concurs, Organizatorul urmând să informeze respectivul participant cu privire la această decizie.

8.2 În eventualitatea unei dispute asupra validității unei înscrieri în cadrul acestui Concurs, decizia Organizatorului este definitivă.

8.3 Organizatorul nu își asumă responsabilitatea pentru:

• Neajungerea Participanților la ora anunțată pentru începerea fiecărei etape/secțiuni. Ajungerea cu întârziere dă dreptul Organizatorului de a exclude respectivul Participant din Concurs;
• Înscrierile online care nu conțin toate câmpurile obligatorii;
• Eventualele dispute legate de numărul de telefon/adresa de e-mail furnizate;
• Erorile în datele furnizate de către Participant. Acuratețea datelor de contact nu atrage răspunderea Organizatorului, fiind în responsabilitatea exclusivă a participanților. Ca atare, Organizatorul nu are nici un fel de obligație în cazul furnizării de către participanți a unor date eronate care au dus la imposibilitatea identificării Participantului, necalificarea acestuia la etapa de interviu/etapele locale/etapa națională sau înmânării premiului;
• Imposibilitatea câștigătorilor de a intra în posesia premiilor din  motive independente de Organizator;
• Cazurile în care câștigătorul nu respectă condițiile de validare detaliate în prezentul Regulament;
• Situațiile în care numărul de telefon de pe care este realizată înscrierea nu poate fi identificat sau apelat (număr incorect, numărul nu este alocat, este dezactivat, este blocat, nu se află în aria de acoperire etc) și, ca atare, Organizatorul nu poate contacta persoana care se înscrie sau Participantul la Concurs; Înscrierea în concurs nu poate fi confirmată în absența interviului telefonic și atrage după sine neparticiparea la Concurs. 
• Întreruperile/disfuncționalitățile neanunțate ale operatorilor telefonici/internet, din cauza aglomerării rețelelor pe perioadele de trafic intens;
• Organizatorul nu răspunde pentru niciunul dintre prejudiciile ce ar putea fi suferite de către câștigător în legătură cu premiile câștigate, indiferent de natura acestor prejudicii, cu excepția situațiilor expres prevăzute de lege și care ar institui o astfel de răspundere.

8.4 Organizatorul nu răspunde în niciun fel pentru daunele directe sau indirecte care rezultă din înscrierea la Concurs, cu excepția cazului în care acestea se datorează unor acte de neglijență gravă sau unor acte intenționate de care este responsabil Organizatorul.

8.5. Răspunderea Organizatorului este strict limitată la organizarea Concursului și acordarea premiilor stabilite conform prezentului Regulament.

SECȚIUNEA 9. PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

9.1 Informații cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal se vor regăsi în Anexa 1 a prezentului Regulament.

SECȚIUNEA 10. ÎNCETAREA/ ÎNTRERUPEREA CONCURSULUI. FORȚA MAJORĂ

10.1. Cu condiția informării prealabile a Participanților, Concursul poate înceta înainte de împlinirea perioadei prevăzute în cazul producerii unui eveniment ce constituie forța majoră, inclusiv în cazul imposibilității Organizatorului, din motive independente de voința sa, de a asigura desfăurarea în bune condiții a Concursului.

Forța majoră înseamnă orice eveniment care nu poate fi prevăzut, controlat sau remediat de către Organizator, inclusiv imposibilitatea Organizatorului din motive independente de voința sa și a cărui apariție îl pune pe acesta din urmă în imposibilitatea de a-și îndeplini obligațiile asumate prin Regulament.

10.2. Concursul mai poate înceta înainte de împlinirea perioadei stabilite ori poate fi suspendată oricând în baza liberei decizii a Organizatorului, cu condiția ca acesta să comunice în prealabil o astfel de situație și cu respectarea prevederilor Regulamentului.

SECȚIUNEA 11. PROMOVAREA CONCURSULUI. DREPTURI DE PROPRIETATE INTELECTUALĂ

11.1. Organizatorul va putea, în scopul promovării activității și acțiunilor sale, să utilizeze în mod public informații legate de Concurs, inclusiv prin publicarea unor studii/sinteze cu privire la Concurs, precum și orice alt material, cum ar fi fotografii sau înregistrări audio-vizuale ale câștigătorilor Concursului și/sau a etapelor de concurs.

11.2. Prezentările din cadrul trainingului și formatul de Concurs au caracter original, drepturile de proprietate intelectuală cu privire la acestea aparținând exclusiv Organizatorului.

11.3. Fotografiile și înregistrările audio-video cu privire la etapele de Concurs și cu ceremonia de acordare a premiilor sunt în proprietatea exclusivă a Organizatorului.

11.4. Participanții păstrează dreptul de proprietate intelectuală asupra conținutului discursurilor lor din cadrul Concursului, dar acordă Organizatorului dreptul și autorizarea de a reproduce, comunica public, radiodifuza această informație, pe perioada maxim permisă de legislația aplicabilă.

Aceasta reprezintă forma actualizată a Regulamentului Oficial al Concursului “Games of Science”, valabilă începând cu data publicării pe site-ul www.gamesofscience.ro, respectiv 1.01.2026.

ANEXA 1 la Regulamentul Oficial al Concursului ”Games of Science”

Informații cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal

• Date privind operatorul de date cu caracter personal 

În vederea desfășurării Concursului, datele cu caracter personal ale participantilor vor fi prelucrate de către Asociația SciPublicForum, cu sediul în București, str. Radu Popescu nr. 17, bl. 24A, sc. A, et. 10, ap. 39, sector 1, înscrisă în Registrul Special al persoanelor juridice fără scop patrimonial aflat la grefa Judecătoriei Sector 1 București, Partea A, Secțiunea I sub nr. 117/31.10.2023 în temeiul încheierii Judecătoriei Sector 1 București din data de 02.10.2023 pronunțată în dosar nr. 31419/299/2023, având codul de identificare fiscală nr. 49174239, reprezentată de dna. Alexandra Țigănaș – Președinte, 

Denumit în continuare „Operatorul”,

Datele de contact ale Operatorului pentru nelămuriri sau exercitarea drepturilor de către persoanele vizate cu privire la datele cu caracter personal sunt următoarele: Asociaţia SciPublicForum, cu sediul în București, str. Radu Popescu nr. 17, bl. 24A, sc. A, et. 10, ap 39, sector 1, e-mail scipublicforum@gamesofscience.ro, telefon +40 737 929 349 (Carmen Nicolae – Secretar General), disponibil în intervalul 10:00-19:00, de luni până vineri.

• Categorii de date cu caracter personal prelucrate în cadrul Concursului

În cadrul Concursului, Operatorul va prelucra următoarele categorii de date cu caracter personal: 

Pentru persoanele care se înscriu în Concurs:

– număr de telefon, nume și prenume, data nașterii, adresa de e-mail, voce

Pentru persoanele care participă în Concurs:

• număr de telefon, nume și prenume, data nașterii, adresa de e-mail, voce, imagine   

Pentru câștigători:

– nume și prenume, număr de telefon, adresa de livrare, adresa de e-mail, voce, imagine, copie act de identitate anonimizat din punct de vedere al codului numeric personal, orice alte date cu caracter personal solicitate de furnizorul cursului/cursurilor de comunicare a științei oferit/e ca premiu/premii.

3. Scopurile prelucrării

Datele cu caracter personal ale participanților la Concurs vor fi prelucrate în următoarele scopuri:

1. i) Organizarea și desfășurarea concursului;
2. ii) Desemnarea câștigătorilor și publicarea numelor și imaginii și/sau vocei acestora pe site-ul Concursului și/sau pe paginile de social media ale Concursului și în mass-media;

iii) Livrarea premiilor;

1. iv) Îndeplinirea eventualelor obligații financiar-contabile ale Operatorului;
2. v) Transmiterea de mesaje de notificare cu privire la organizarea unor evenimente viitoare similare Concursului organizate de Asociația SciPublicForum;     
3. vi)         În scop educativ, pentru popularizarea științei și comunicării științifice;

vii) Recomandarea Participanților în vederea acordării de burse, granturi ori oferirea de locuri de muncă și/sau colaborări;

viii)      Convorbirile telefonice care conțin date personale ale persoanelor care se înscriu și participă la Concurs pot fi înregistrate pentru a putea fi utilizate ca mijloace de probă în eventualele contestații în legătură cu procesul de validare a câștigătorilor și de înmânare a premiilor oferite în Concurs.

Datele prelucrate în scopurile prevăzute la punctele i, iii, iv sunt necesare în vederea înscrierii participantului în Concurs, în vederea identificării acestuia în Concurs în raport cu ceilalți Participanți, în vederea validării câștigătorului și livrarea premiilor conform prevederilor prezentului Regulament și/sau obligațiilor fiscale conform legislației în vigoare, precum și în vederea menținerii contactului pe parcursul acestui proces cu câștigătorii. Astfel că refuzul participantului de a transmite Organizatorului aceste date poate determina imposibilitatea acestuia de îndeplinire a obiectului prezentului Regulament, respectiv îndeplinirea obligatiilor fiscale acolo unde se aplică.

4. Temeiurile juridice ale prelucrării

Datele privind organizarea și desfășurarea concursului, cele pentru popularizarea științei și comunicării științifice și cele pentru recomandarea Participanților în vederea oferirii de burse, granturi, stagii ori oferirea de locuri de muncă și/sau colaborări vor fi prelucrate în temeiul Art. 6.1.a) – GDPR (Regulament nr. 679/2016) – consimtamantul liber exprimat de către persoana vizată.

Datele privind desemnarea câștigătorilor, înregistrarea și stocarea convorbirilor telefonice care conțin date personale ale participanților la Concurs vor fi prelucrate în temeiul Art. 6.1.f) – GDPR –  interesul legitim al Organizatorilor constând în dreptul de a preconstitui eventuale dovezi privind modul de comunicare cu participanții pentru procesul de calificare, participare, acordare premiu.

Datele privind livrarea premiilor vor fi prelucrate în temeiul Art. 6.1.b) – GDPR – executarea unui contract la care persoana vizată este parte.

Datele colectate în vederea îndeplinirii obligațiilor financiar-contabile ale Operatorului (dacă se va considera că este cazul) se vor prelucra în temeiul îndeplinirii unei obligații legale ce îi revine Operatorului conform Art. 6.1.c) – GDPR.

5. Destinatarii datelor cu caracter personal

Datele cu caracter personal vor fi dezvaluite persoanelor împuternicite cu prelucrarea datelor cu caracter personal sau a furnizorilor/subîmputerniciților  care contribuie la desfășurarea Concursului, autorităților cu atribuții de supraveghere și control din România, în cazurile în care Operatorul trebuie sa respecte obligațiile impuse de legislația în vigoare, unității bancare și/sau firmei de curierat pentru transmiterea premiului ori diverșilor parteneri care doresc oferirea de burse, granturi, stagii ori oferirea de locuri de muncă și/sau colaborări. 

6. Perioada de stocare a datelor cu caracter personal

Datele cu caracter personal ale persoanelor înscrise și necalificate vor fi stocate timp de 60 de zile de la încetarea Concursului.

Datele cu caracter personal ale Participanților vor fi stocate timp de 5 ani de la încetarea Concursului.

La expirarea perioadei de stocare a datelor cu caracter personal, Operatorul va șterge/distruge aceste date de pe mijloacele de prelucrare și stocare.

7. Drepturile persoanelor vizate

În vederea asigurării unei prelucrări echitabile și transparente, Operatorul informează Participanții cu privire la drepturile de care aceștia beneficiază, în calitate de persoane vizate, conform prevederilor legale aplicabile:

(i) dreptul de retragere a consimțământului cu privire la prelucrare, în orice moment, atunci când prelucrarea se întemeiază pe consimțământ, fără ca aceasta să afecteze legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia;

(ii) dreptul de a solicita accesul la datele cu caracter personal;

(iii) dreptul de a solicita rectificarea datelor cu caracter personal;

(iV) dreptul de a solicita ștergerea datelor cu caracter personal;

(v) dreptul la restrictionarea prelucrării;

(vi) dreptul de a se opune prelucrării, in condițiile prevăzute de lege;

(vii) dreptul de a opta pentru a nu mai primi mesaje de notificare cu privire la organizarea unor evenimente viitoare similare Concursului organizate de Asociația SciPublicForum;

(vii) dreptul la portabilitate a datelor;

(viii) dreptul de a depune o plângere în fața Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.

Participanții își pot exercita drepturile menționate anterior printr-o cerere adresată Asociaţiei SciPublicForum, cu sediul în București, str. Radu Popescu nr. 17, bl. 24A, sc. A, et. 10, ap 39, sector 1, e-mail scipublicforum@gamesofscience.ro, telefon +40 737 929 349 (Carmen Nicolae – Secretar General), disponibil în intervalul 10:00-19:00, de luni până vineri.

8. Protecția datelor cu caracter personal aparținând minorilor

Întrucât la Concurs pot participa exclusiv persoanele fizice cu varsta de minim 20 ani la data începerii Concursului, nu vor fi prelucrate date apartinand persoanelor cu varsta mai mica de 20 ani. În situația în care Operatorul primește date cu caracter personal aparținând persoanelor cu vârsta mai mică de 18 ani, aceste date vor fi imediat șterse/ distruse de pe mijloacele de prelucrare și stocare ale Operatorului. În cazul în care un părinte sau un titular al autorității părintești notifică prelucrarea unor date cu caracter personal aparținând unor persoane cu vârsta mai mică de 18 ani, Operatorul va șterge/distruge imediat aceste date de pe mijloacele de prelucrare și stocare.

9. Securitatea datelor cu caracter personal

Operatorul se obligă să implementeze măsuri tehnice și organizatorice adecvate în vederea asigurării unui nivel de securitate corespunzător datelor cu caracter personal aparținând participanților la Concurs. La evaluarea nivelului adecvat de securitate se va ține seama în special de riscurile prezentate de prelucrarea datelor cu caracter personal, generate în special, în mod accidental sau ilegal, de distrugerea, pierderea, modificarea, divulgarea neautorizată sau accesul neautorizat la datele cu caracter personal transmise, stocate sau prelucrate.

10. Modificarea informării privind prelucrarea datelor cu caracter personal

Operatorul are dreptul de a modifica prezenta Anexă la Regulament oricand pe durata desfășurării Concursului, numai în cazul în care se descoperă măsuri mai eficiente pentru protejarea și securizarea datelor cu caracter personal ale persoanelor vizate și fără a afecta drepturile și libertățile persoanelor vizate. Orice astfel de modificare va fi publicată pe site-ul Concursului, respectiv va fi adusă la cunoștința Participanților prin aceleași mijloace prin care au fost încunoștințate cu privire la Regulament.

11. Alte prevederi

În măsura în care în cadrul concursului, Participanții dezvăluie date cu caracter personal aparținând unor terțe persoane, participanții confirmă că au informat aceste persoane cu privire la modul în care datele lor cu caracter personal vor fi prelucrate și faptul ca aceste date sunt folosite în scopul desfășurării Concursului și că au obținut acordul persoanelor respective pentru această operațiune. În acest sens, Participanții au obligația de a informa aceste persoane cu privire la conținutul prezentei secțiuni.

Datele personale ale participanților la Concurs vor fi prelucrate în conformitate cu legislația aplicabilă în domeniul protecției datelor cu caracter personal, în mod particular în conformitate cu prevederile Regulamentului nr. 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulatie a acestor date.

12. Modificarea politicii de prelucrare a datelor cu caracter personale

Operatorul poate actualiza periodic aceasta Anexă și va notifica orice modificare prin postarea noii variante pe site-ul https://www.gamesofscience.ro.